各部门：

为进一步规范学校档案管理工作，确保各类档案材料及时、完整、准确归档，充分发挥档案在招生、教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据我校档案管理办法相关要求，现将2023年度、2024年度档案材料归档工作有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）2023年度及2024年度各部门在招生、教学、科研、管理等各项工作中形成的，具有一定保存价值的文字、图表、声像、实物等各种不同形式的载体材料。

（二）以学校名义获得的（省部级及以上）各种证书、奖牌、奖杯、奖状、光荣册、锦旗、题词、获赠以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

（三）其他往年应归档而未归档的档案文件材料。补充移交时，应当区分年度，单独制作移交清单，分开卷盒。

具体归档范围详见《易游线上平台(集团)官方网站档案管理办法》（南机电院[2024]18号文）

二、归档要求

（一）强化归档工作意识。档案工作是学校基础管理的重要内容。各单位需提高重视、规范管理，专兼职档案员应严格依据相关规定，扎实做好本单位档案收集、整理及移交工作，确保归档材料完整规范、按时保质完成归档任务。

（二）提升归档材料质量。归档材料须齐全完整、系统准确，原则上采用原件。按序分类整理，避免内容分割遗漏，逐卷（件）核查，确保无缺页、漏项。归档材料应为办理完结、具备保存价值且不影响现行工作的原始材料，声像类档案要标明作者、时间、地点、事件、人物等内容。为保证移交文件资料的安全性，电子文件一律用硬盘或者U盘拷贝至档案室（弘德楼613）。

（三）规范档案移交程序。移交前，移交方需先向档案室发送移交清单电子版，经档案室确认后，再前往办理移交手续。交接时，双方应逐件核对档案资料，确认无误后，接收双方在一式两份的移交清单上签字，经部门负责人审核通过后加盖部门公章，双方各执一份存档备查。

三、归档时间

各单位应于2025年6月13日前完成相关档案材料的归档移交工作。对不符合要求的档案材料或档案目录明细，重新整理，合格后方可办理移交手续。

四、其他

为确保工作顺利开展，在文件材料归档过程中，如有疑问或需调整归档时间，请及时电话咨询，以确保归档材料的齐全、完整、规范。

联系人及电话：林巧芬18061231120 邮箱20217310@qq.com.

特此通知。

                                            图书馆

            2025年4月24日